Hybride Veranstaltungen: Das Beste aus beiden Welten (wenn die Bedingungen stimmen)

Wer heute eine Veranstaltung in Präsenz plant, denkt viel eher darüber nach, wie sich auch Online-Elemente integrieren lassen könnten. Das Beste aus beiden Welten mit einer größtmöglichen Vielfalt an Zugängen – das klingt erstmal gut. Dennoch raten wir, sich eine solche Entscheidung gut zu überlegen. Schon Veranstaltungen in nur einer der beiden Formen können komplex werden. Hybride Veranstaltungen vereinen in sich zwar einige Vorteile aus beiden Formen, doch die Herausforderungen können auch in neue Wechselwirkungen zueinander treten. Damit Sie leichter entscheiden können, ob eine hybride Veranstaltungsvariante das Richtige für Sie ist, geben wir hier ein paar Erfolgstipps an Sie weiter. 

Große Konferenzen sind komplexer, doch wir möchten hier Ideen geben für eine hybrid gestaltete Sitzung mit insgesamt unter 50 Teilnehmenden. Beispielsweise haben wir neulich für den Landkreis Oder-Spree die Sitzung eines Unterausschusses moderiert. Eine von uns moderierte in Präsenz, im Atrium des Landratsamtes mit ca. 10-15 Teilnehmenden vor Ort, eine von uns begleitete die ca. 30 Online-Teilnehmenden, und zwar von Schweden aus. Dabei war die große räumliche Entfernung der Online-Moderatorin so unspürbar wie irrelevant für den Erfolg der Veranstaltung. 

Unsere Empfehlungen für hybride Veranstaltungen: 

  • Eine solide Internetverbindung des Veranstalters, mit der garantiert Alle dauerhaft aktiven und passiven Zugang zu Bild, Ton und Chat haben
  • W-LAN für die Teilnehmenden in Präsenz für die Dauer der Veranstaltung
  • Eine Konferenzsoftware einsetzen, mit der die optimale Beteiligung aller zu jedem Zeitpunkt gesichert ist
  • Je eine/n hauptverantwortliche/n ModeratorIn für die Präsenz und für die Online-Welt definieren
  • Technik-Support vor und während der Veranstaltung; vorher unbedingt Technik-Testlauf machen
  • Jeden Ablaufschritt genauestens für beide Teilnehmenden-Gruppen planen und sich für jede kleinste Prozessphase in ihre jeweilige Art des Zugangs hineinversetzen
  • Dafür sorgen, dass auch die Präsenzteilnehmenden bei Wortbeiträgen mit Kamera für alle gut zu sehen sind, ebenso ein einfacher (auch zentral abschaltbarer) Mikro-Zugang für jeden
  • Im Präsenz-Raum mindestens eine Saalkamera, die die Totale einfängt, damit die Online-Teilnehmenden einen Eindruck von den Örtlichkeiten und der Dynamik dort bekommen können
  • Eine große Leinwand, damit die auch Präsenzteilnehmenden sehen können, was die Online-Teilnehmenden sehen

In der Unterausschuss-Sitzung fanden in der großen Gruppe lediglich mehrere kurze Vorträge mit anschließendem Gespräch statt. Sollten hybride Kleingruppen/Unter-Workshops hinzukommen, in denen auch schriftliche Ergebnisse produziert und anschließend präsentiert werden, steigert das die Komplexität natürlich. 

Möchten Sie Unterstützung bei der Entscheidung über Ihr Veranstaltungsformat? Wir stehen Ihnen zur Seite, sowohl für eine generelle Beratung zu für Sie geeigneten Formaten als auch für eine individuell gestaltete Umsetzung Ihrer Veranstaltung und deren Einbettung in einen größeren Prozess.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf: kommune@regio-health.de.

Hybride Veranstaltungen: Das Beste aus beiden Welten (wenn die Bedingungen stimmen)
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